Savjeti za pisanje profesionalnih e-mailova

Unatoč svim modernijim i jednostavnijim oblicima online komunikacije, e-mail se još uvijek čvrsto drži kao jedna od najvažnijih formi za korespondenciju preko Interneta, pogotovo u profesionalnom okruženju. Ipak, začuđujuće velik broj ljudi zapravo ne zna što sve dobar e-mail mora sadržavati. Bez obzira na to javljate li se na oglas za posao, šaljete službeni dopis ili jednostavno želite impresionirati prijatelje, ovi će vam savjeti pomoći da pri tomu djelujete ozbiljno i profesionalno.

• Najvažnija stvar koju ne smijete zaboraviti u profesionalnom e-mailu jest kvalitetan potpis. Ime i prezime, titula, ime tvrtke koju predstavljate, telefonski broj, broj mobitela, e-mail adresa i url web stranice ukoliko imate stranicu. Ukoliko osoba s kojom se dopisujete mora kopati po vašim prijašnjim e-mailovima kako bi našla vaš broj telefona, nešto radite krivo. Naravno, ukoliko se radi o privatnijem mailu, slobodno izostavite sve osim imena, prezimena i broja telefona

• Većina e-mail adresa sadrži ime osobe koja je vlasnik adrese. Stoga, ukoliko pišete mail na Ivana@tvrtka.com, ne počinjite e-mail sa „Bok Ivana"

• Isključite opciju da vam e-mail servis javi kad je vaša poruka pročitana. Ukoliko to ne učiniti, samo ćete se nepotrebno nervirati zbog toga što vam netko taj čas nije odgovorio, a u poslovnom je svijetu vrlo često da ljudi nešto pročitaju i tek naknadno odgovore, kad imaju vremena

• Opciju „odgovori svima" koristite vrlo sporadično ili gotovo nikada. U poslovnoj se korespondenciji neprestano slanje i forwardiranje takvih mailova smatra nepristojnim i većini ljudi predstavlja gnjavažu, pogotovo ako poruka nije strogo poslovna

• Izbjegavajte obilježavanja poruka kao „visoko prioritetnih" ukoliko to doista nisu. Ne želite da vam se dogodi situacija u kojoj pošaljete doista važan e-mail, a primatelj ga odluči ignorirati, jer je to već peti takav tog tjedna

• Pokušajte ne slati privitke koji su veći od 2 megabajta. Ukoliko baš morate poslati nešto veće, prvo pitajte primatelja je li to u redu. Samo zbog toga što vi možete gledati 1080p HD filmove u streamingu ne znači da su svi na superbrzoj vezi

• Ne šaljite nikad kružne poruke kojima obaviještavate kolege da je nešto virus ili spam. Upravo se tom taktikom najčešće služe kreatori malicioznih programa da zaraze mnogo računala istovremeno

• Zaboravite na skraćenice u poslovnim e-mailovima ili korištenje brojeva umjesto riječi. Potrudite se učiniti vaše poruke što gramatički i stilski točnijima. samozato kaj vi ovak podoma prićate ne znaći da je to drugima superkul zar ne!!!!

• Kad odgovarate na e-mail, obavezno stavite dosadašnju korespondenciju u citate, odnosno „quote". Većina modernih e-mail servisa automatski će to učiniti za vas ukoliko kliknete na opciju „reply" ili „odgovori". Koristeći ovu opciju uštedjet ćete puno vremena kasnije, kada izmijenite i do dvadeset poruka s nekime, što bi da ne koristite ovaj način izgledalo vrlo nepregledno