Kako do ureda bez papira?

Najuspješnije svjetske, ali i domaće tvrtke gotovo su u potpunosti izbacile papir iz svog poslovanja. U informatičkoj eri, kada su nam sve informacije dostupne u realnom vremenu, zahvaljujući razvoju informacijske tehnologije, papirnati dokument, koji nam je čitljiv samo ako ga u tom trenutku držimo u rukama, postaje prethistorijsko oruđe. U vremenu kada na pametnom telefonu čitamo e-mailove, plaćamo račune, skeniramo dokumente i čuvamo fotografije svojih najbližih, zar nije gubljenje vremena ispisivati i pohranjivati dokumente u registratore, a onda ih nakon više godina (bezuspješno) tražiti?

Kako bi i domaće tvrtke usvojile najuspješnije svjetske poslovne prakse, Institut za ePoslovanje, u suradnji sa servisom Moj-eRačun, organizira stručnu edukacijsku radionicu o upravljanju poslovnim eDokumentima i organiziranju te korištenju eArhive pod nazivom „eUred - Vaš ured bez papira".

Većina tvrtki u Hrvatskoj dobar dio knjigovodstvenih isprava već zaprima u elektroničkom obliku, poput eRačuna i eOdobrenja, no prema novom Zakonu o računovodstvu i papirnati dokumenti mogu se skenirati ili fotografirati i tako pretvoriti u elektronički dokument, što olakšava njihovu daljnju obradu.

Naime, prosječna obrada papirnatog dokumenta, koji zahtjeva odobrenje većeg broja sudionika unutar tvrtke, traje i do 20 radnih dana. Kada tvrtka upravlja većom količinom dokumenata javljaju se problemi u poslovanju koji su najčešće uzrokovani sporom administracijom, lošom komunikacijom između sektora zaduženih za obradu te dokumentacije, kao i gubljenjem dokumenata koji "putuju" kroz tvrtku. Takva tvrtka postaje trom aparat koji gubi bitku s konkurencijom koja je na vrijeme naučila da se najvažniji poslovni procesi u poduzeću zasnivaju na tokovima poslovnih dokumenata.

S druge strane, dokument unesen u sustav za upravljanje poslovnim eDokumentima (DMS) dostupan je svim za to ovlaštenim osobama (gdje god se nalazile i u bilo koje vrijeme) i one imaju mogućnost istovremeno obrađivati primljeni dokument te jedni drugima ostavljati važne napomene. U svakom trenutku je poznato tko je i kada dokument zaprimio, u kojoj je fazi obrada dokumenta te tko je sljedeći u nizu za upravljanje dokumentom. Po završetku obrade, eDokument se pohranjuje u eArhivu.

Elektronička arhiva ili eArhiva gotovo u potpunosti eliminira trošak gubljenja dokumenata i znatno skraćuje te pojeftinjuje sam proces unosa dokumenata u arhivu, a tvrtke oslobađa potrebe za dodatnim prostorom za pohranu velikih količina papira.

Kako papirnati ured pretvoriti u ured bez papira, zagrebačke će tvrtke moći doznati već 5. svibnja, dok će se 12. svinja edukacija održati u Varaždinu, a potom tjedan poslije i u Rijeci.

Edukacijska radionica sastoji se od teoretskog i praktičnog dijela, a obuhvaća osnovne e-pojmove, zakonsku regulativu, konkretne primjere primjene eArhive u mikro, malim, srednjim i velikim tvrtkama, kao i primjere za primjenu sustava upravljanja poslovnim dokumentima (DMS-a) temeljenih na svakodnevnim poslovnim procesima unutar tvrtke.