Koliko se vremena gubi po sastancima?

Što vi radite u životu? Mislimo, ono, vaš je posao... što stvarno? Radnik? Manager? Šljaker? Većina ljudi koji rade "obične" poslove našli su se u problemu tijekom pandemije - koliko su puta gubili vrijeme na sastancima koji su mogli biti gotovi za desetak minuta, no zapravo su trajali najmanje sat vremena, ako ne i duže...

Ako baš nije radnik u proizvodnom procesu, nema zaposlene osobe koja sve veći dio svog radnog vremena ne provodi na nekakvom sastanku. U doba pandemije i u video-konferencijama je postalo još gore i ishod je svima poznat: jao nama ako se za riječ javi netko tko će već iz dosade željeti svima objasniti baš sve u svemiru i pokazati kako je „aktivan" suradnik. Tu se laprda i lupeta o svemu i svačemu, prolaze sati a da zapravo još nikome nije jasno, što se treba učiniti, tko to treba napraviti i do kada.

„Frekvencija sastanaka je u posljednjim godinama stalno rasla već i zbog sve složenije organizacijske strukture tvrtkama", potvrđuje Nale Lehmann-Willenbrock, profesorica radne psihologije Sveučilišta Hamburg. Nije sporno da je komunikacija među suradnicima potrebna: „Na primjer, sastanak je uvijek potreban kad se zajednički trebaju riješiti problemi, prilagoditi procesi ili se mora reagirati na krizu. Ovo posljednje se odnosi i na koronu i zbog sve raširenijeg rada kod kuće je došlo do mnoštva kraćih sastanaka i razgovora jer nije bilo drugih načina komunikacije.

Sastanak poštanskih marki na ekranu

Virtualnih sastanaka je u koroni postalo još više, ali su oni postali još manje učinkoviti, smatra Philipp Kolo, stručnjak za kadrove kod savjetničke tvrtke Boston Consulting Group. „Veoma je jednostavno još više ljudi uključiti u video-konferenciju. To ima prednosti, ali je onda potrebno mnogo stroža disciplina u držanju sastanka." Takvi sastanci nisu samo muka za zaposlene, nego i za upravu: „Ima direktora koji provode i po 80, 90% svog radnog vremena na sastancima. To nije efikasno, jer oni trebaju nešto stvarno i raditi i trebaju vremena za svoje timove."

A onda je tu i realnost u mnogim tvrtkama: „prave" odluke se nikad ne donose na sastancima, nego u uskom krugu. Sastanci se tako pretvaraju tek u alibi - i u metodu svaljivanja odgovornosti ako nešto pođe krivim putem: „Što je više sudionika na nekom sastanku, to se šire prebacuje odgovornost", konstatira Kolo.

Tu se gubi i ozbiljan novac...

I stručna literatura govori o nepotrebnom financijskom trošku takvog sastančenja, a iako nema sloge koliko se novaca tako gubi, profesorica Lehmann-Willenbrock tu ne dvoji kako je riječ o priličnim iznosima. Tim više što i najviši članovi uprave - dakle ljudi kojima je i satnica najveća, jedva još mogu izdržati od takvog brbljanja. 2017. su Leslie Perlow, Constance Hadley i Eunice Eun u časopisu Harvard Business Review u članku „Stop the Meeting Madness" objavile rezultat ankete među 182 direktora i predsjednika uprava gdje ih se 65% požalilo da ih to sastančenje ometa u tome da i rade zašto su plaćeni.

Umjesto da sastanci potiču kolektivni duh u nekoj tvrtki, takvo brbljanje ima samo suprotan učinak: nezadovoljni su i šefovi i suradnici, smatra Kolo. Lijeka zapravo ima, ali zato je potrebna i disciplina i dobra priprema sastanka. I naravno: na sastancima trebaju sudjelovati samo oni za koje je jasno kako mogu i trebaju pomoći u rješavanju nekog problema. Svaki sastanak treba trajati samo točno određeno vrijeme, a na kraju svaki sudionik treba dobiti popis zadaća koje treba napraviti.

Dvije pizze

I u stručnim krugovima je poznato pravilo koje vlada u tvrtki Amazon i koje tamo zovu „Two Pizza Teams": na sastanku treba prisustvovati samo onoliko osoba koliko bi bilo sito od dvije pizze, a on ne smije trajati duže nego što treba vremena pojesti ih - dakle najviše 45 minuta. Glasnogovornica njemačkog Amazona nam kaže kako je njihovo iskustvo kako svi sastanci na kojima je više od 10 osoba rapidno pada učinkovitost, kvaliteta i produktivnost procesa planiranja.

Pred sastanak svi sudionici dobiju sažetak problema o kojem se treba raspraviti - a i on ne smije biti duži od šest stranica teksta. To znači da nitko neće „pasti s Marsa" kod te teme nego se jedino raspravljaju opcije i izabire optimalna. I nakon toga se kreće na posao.

Kolo nam kaže kako već mnoge tvrtke shvaćaju problem gubljenja vremena na sastancima i nema ih malo koje su krenule sudionicima sastanka život učiniti manje ugodnim: nema više kave i keksa, neki su uklonili i stolice iz mjesta gdje se sastanci održavaju. No još je važnije dobro voditi sastanak, ne dopustiti „izlete u nepoznato" i usredotočiti se na problem kojeg treba riješiti.