Prilagodite upotrebu tehnologije

U najosnovnijem smislu, radni prostori i uredi poslovne su zgrade koje zaposlenicima pružaju prostor za obavljanje posla koji im osigurava plaću. Međutim, ako razmotrimo ulogu ureda u holističkom smislu, tada su oni mnogo više od toga. Oni su mjesto gdje se ljudi osjećaju udobno i sigurno kako bi mogli obavljati svoje uloge, iskorištavajući u potpunosti svoje sposobnosti, a za veliku većinu postoji aspekt socijalne uključenosti i pripadnosti koje im pruža uredski prostor.

No, s obzirom na pandemiju koja se i dalje širi svijetom, uredi su se morali prilagoditi. Mnogi su pokušali u određenoj mjeri ostati otvoreni - neki radi održavanja kritičnog kontinuiteta, a u mnogim drugim slučajevima i radi potpore mentalnom zdravlju svojih zaposlenika, omogućavajući socijalnu interakciju, i sve to uz ograničene kapacitete i održavanje fizičkog razmaka. Kako bi se to postiglo, odjeli ljudskih resursa, timovi za objekte i voditelji ureda širom svijeta morali su prihvatiti propise vezane uz održavanje fizičkog razmaka i primijeniti ih na uredske prostore.

To nije bilo jednostavno.

Održavanje fizičkog razmaka znatno je sputalo naše uobičajeno ponašanje u uredu. Jednostavne radnje koje smo nekada uzimali zdravo za gotovo, npr. priprema kave ili prikupljanje dokumenata iz pisača, sada su složenije i zahtijevaju pažnju onih koji nadziru uredsku sigurnost i upotrebu opreme.

Ove zabrinutosti iznova ističu zaposlenici. Nedavno ispitivanje tvrtke Epson s obzirom na očekivanja u pogledu tehnologije otkrilo je da 3 od 5 zaposlenika očekuje da će se upotreba zajedničkih uređaja morati prilagoditi nakon pandemije bolesti COVID-19 [1], što upućuje na to da ta očekivanja možda nisu kratkoročna te da bi prilagodbe koje su se u početku činile privremenima mogle biti dugoročnije.

Tehnologija ispisa bez dodira

Srećom, tehnologija je išla ukorak s brzim promjenama očekivanja našeg društva. Usred ove nove potrebe za održavanjem razmaka, tehnologija postaje glavno sredstvo za olakšavanje novog normalnog.

Jedan je od takvih razvoja besprijekoran ispis. Od rođenja modernog ureda pisači su bili temelj radnog prostora. U mnogim slučajevima oni služe kao neformalne točke sastajanja, baš kao i aparat za hlađenje vode, te su mjesto gdje osobe razgovaraju i dijele ideje s kolegama.

No, s obzirom na promijenjene uredske protokole, okupljanje uz zajednički pisač i zatim dodirivanje površina koje svi dodiruju kako bi se pokrenuo zadatak ispisa daleko je od savršenog.

Epsonov softver Epson Print Admin bez dodira omogućuje korisnicima pokretanje zadatka ispisa bez fizičkog kontakta s pisačem. Pisač će provjeriti autentičnost korisnika, pronaći njegov dokument na sigurnom popisu čekanja i zatim pokrenuti ispis. Upotrebom kartice za pokretanje zadatka ispisa korisnicima se omogućuje ispis dokumenata samo kada se fizički nalaze ispred pisača, čime se smanjuje broj ispisanih primjeraka koji nisu preuzeti i dodatno smanjuje broj dodirnih točaka koje nastaju zbog potrebe za pretraživanjem neiskorištenih ispisanih primjeraka kako bi se pronašao onaj koji je potreban. Povjerljive informacije ostaju sigurne, troškovi se smanjuju, a vaša je organizacija i dalje u skladu s propisima.

Kao što je često slučaj s najboljom tehnologijom, ona se po potrebi može prilagoditi. Premda je u početku ovo beskontaktno rješenje razvijeno radi pomoći zaposlenicima s vizualnim invaliditetom, ono se sada primjenjuje za rješavanje problema i zahtjeva aktualne pandemije. Međutim, upravo će nam ta vrsta tehnologije pomoći da i dalje budemo produktivni i sigurni tijekom rada u zajedničkim prostorima. Osim toga, ako svatko može biti pažljiv i održavati fizički razmak, čak se i usputni razgovori i dijeljenje ideja mogu i dalje odvijati oko (ili barem u blizini) pisača.